Politique sur la
protection des renseignements personnels
Fondation Bouchard inc.
La Fondation Bouchard inc. (la « Fondation ») est assujettie à la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels.
La Fondation prend au sérieux toutes les questions relatives à la confidentialité et agit en conséquence afin de respecter ses devoirs et obligations. Nous nous engageons à faire preuve de rigueur dans la protection et le traitement des renseignements personnels de nos donateurs, bénévoles (incluant les membres du CA), employés et décorés.
À cet effet, voici la Politique sur la protection des renseignements personnels de la Fondation.
Mise à jour : 1er octobre 2024
1. Quels types de données recueillons-nous?
La Fondation, dans le cadre de ses activités de collecte de dons ou de l’organisation de ses activités de financement, ne recueille que les renseignements personnels nécessaires à la réalisation de sa mission et ne les utilise qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis :
- Lels données d'identité : Le prénom, le nom de famille, le titre de civilité, la date de naissance, le numéro de cours
- Les données de contact : L’adresse postale, l’adresse de facturation (pour reçu fiscal), l’adresse électronique et le numéro de téléphone
- Les données de transaction : Le mode de paiement (carte de débit, carte de crédit, spécimen chèque ou virement bancaire). À noter que nous ne conservons pas les données de carte de paiement en clair.
- L‘historique des dons : le montant et la fréquence de dons antérieurs.
- Les données de communication : Vos préférences en matière de communication. Ces données incluent les notes prises lors de conversations avec vous en personne ou des communications que vous avez envoyées à la Fondation.
- Les données relatives à l’emploi ou à titre de membre du CA : Toutes les données que vous nous avez soumises dans le cadre d’une demande d’emploi à la Fondation ou suite à votre élection au CA ainsi que des renseignements sur votre parcours professionnel, vos réseaux, votre implication sociale, vos affiliation professionnelles et liens familiaux.
- Tout autre renseignement personnel fourni.
- Renseignements d’un tiers : Si vous fournissez à la Fondation les renseignements personnels d’une autre personne, vous déclarez avoir obtenu tous les consentements nécessaires de cette personne pour nous autoriser à recueillir, à utiliser et à communiquer ces renseignements personnels aux fins énoncées dans la Politique.
2. Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?
Nous utilisons différentes méthodes pour recueillir vos renseignements personnels, soit lors :
- d’un don
- de votre inscription à une activité de financement
- d’un processus d’embauche
- de l’élection au conseil d’administration
- d’échanges par courrier, courriel, téléphone ou application de clavardage (p. ex. Messenger)
3. Pourquoi recueillons-nous et utilisons-nous vos renseignements personnels?
La collecte de renseignements personnels par la Fondation se limite à ce qui est nécessaire aux fins indiquées ou clairement implicites au moment de la collecte.
Nous utilisons les renseignements ainsi collectés pour les finalités suivantes :
- Administrer et exécuter nos services
- Répondre à vos demandes de renseignements
- Traiter les dons effectués et envoyer des reçus d’impôt et des lettres de remerciement
- Confirmer votre inscription à nos activités
- Solliciter des dons
- Envoyer des courriels périodiques : informations et mises à jour relatives à votre compte (vos transactions, votre participation à des événements, etc.), des mises à jour, ou toute autre information pertinente.
- Générer et examiner des rapports et des données sur notre base d’utilisateurs
- Gérer nos ressources humaines et nos ententes de services
- Satisfaire à nos obligations légales, réglementaires ou de gestion des risques
- Réorganiser ou modifier notre organisme – si nous entreprenons une réorganisation (par exemple, en fusionnant, en regroupant ou en cédant une partie de la mission de notre organisme), nous pourrions devoir transférer une partie ou la totalité des renseignements personnels à un tiers applicable.
4. À qui communiquons-nous vos renseignements personnels?
L’accès aux renseignements est limité à la direction générale et aux administrateurs de la Fondation ainsi qu’aux partenaires ou fournisseurs de confiance. C’est le cas notamment des fournisseurs de paiement pour autoriser toute transaction en ligne ou des imprimeurs pour l’envoi de communication.
La Fondation n’est pas responsable des plateformes externes qu’elle pourrait utiliser, mais les entreprises qui y sont rattachées doivent consentir à respecter la loi en matière de protection des renseignements personnels et possèdent leur propre politique en matière de confidentialité.
La Fondation pourrait être contrainte à partager vos renseignements à des autorités gouvernementales et des organismes d’application de la loi lorsque les lois applicables l’exigent.
La Fondation partage sa base de données de gestion des donateurs avec deux autres entités liées à sa mission, soit :
- L’Amicale du Collège de Sainte-Anne-de-la-Pocatière
- Le Collège Sainte-Anne-de-la-Pocatière
Bien que chacune de ces entités n’accèdent qu’aux données qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions, il pourrait y avoir des recoupements dans les usages de la base de données.
L’ensemble de l’équipe de la Fondation s’engage à appliquer ces règles et à ne pas utiliser vos renseignements personnels en dehors de l’exercice de leurs fonctions.
5. Comment protégeons-nous vos renseignements personnels et pour combien de temps?
La Fondation a mis en place des mesures physiques, électroniques et administratives raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre toute perte accidentelle et accès, utilisation, modification et divulgation non autorisés.
Bien que des efforts soient déployés par la Fondation pour s’assurer qu’aucun tiers non autorisé ne consultera ni n’obtiendra des renseignements personnels, les communications au moyen d’internet peuvent faire l’objet d’interception, perte ou altération. La Fondation ne peut être tenue responsable pour les dommages résultant de la transmission d’informations confidentielles ou de renseignements personnels par l’intermédiaire d’internet; de telles communications sont effectuées à vos propres risques et périls.
Aucun renseignement personnel n’est transféré hors du Québec.
Nous ne conserverons les renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique de confidentialité des renseignements personnels et pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires.
6. Vos droits
En fournissant des renseignements personnels de la Fondation, vous nous autorisez à recueillir, utiliser et communiquer ces renseignements personnels conformément à la présente politique de confidentialité et tel qu’autorisé ou requis par la loi.
Pour exercer vos droits, communiquez avec nous aux coordonnées figurant à la fin de la présente politique. Nous répondrons à votre demande dans les meilleurs délais.
VOTRE DROIT D'ACCÈS
Sous réserve des lois pertinentes et à la réception d’une demande écrite de votre part, vous avez le droit d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et de recevoir un compte rendu général de notre utilisation de ces renseignements personnels dans un délai raisonnable.
Pour se prémunir contre les demandes d’accès frauduleuses, nous pouvons exiger suffisamment d’informations pour nous permettre de confirmer que la personne qui fait la demande est autorisée à le faire avant d’accorder l’accès ou d’apporter des corrections.
Votre droit de rectification (exactitude des renseignements)
Nous ne mettons pas systématiquement à jour vos informations personnelles, mais nous modifierons ou supprimerons vos informations personnelles lorsque vous nous aurez indiqué qu’elles sont inexactes ou incomplètes. Nous nous efforcerons de traiter en temps opportun toutes les demandes de rectification de renseignements personnels.
Votre droit à l’effacement (droit à l’oubli)
Vous pouvez nous demander d’effacer ou de supprimer des informations personnelles lorsque nous n’avons aucune raison valable de continuer à les traiter. Veuillez noter que nous ne pourrons pas toujours donner suite à votre demande d’effacement s’il existe des raisons juridiques spécifiques, qui vous seront fournies suite à votre demande. Nous pourrions, par contre, anonymiser vos renseignements personnels pour les utiliser à des fins légitimes (ex : inspection fiscale éventuelle).
Votre droit de retirer votre consentement
Vous pouvez retirer votre consentement à notre utilisation de vos informations personnelles à tout moment. Le retrait du consentement n’a pas d’effet rétroactif et peut affecter votre capacité à utiliser nos services, à participer à nos événements et activités ou à avoir accès à la reconnaissance dont vous pourriez bénéficier. Nous vous en informerons, le cas échéant.
Dépôt d’une plainte
Si nous détenons des renseignements personnels à votre égard et que vous désirez vous plaindre du non-respect de la présente politique, vous pouvez le faire par écrit via les coordonnées ci-dessous. La Fondation procédera au traitement de toute plainte.
7. Mise à jour de la présente politique
Nous apportons des modifications à la présente Politique sur la protection des renseignements personnels de temps à autre. Toute diminution de vos droits dans le cadre de la présente Politique ne saurait être appliquée sans votre consentement explicite. Nous indiquons toujours la date à laquelle les dernières modifications ont été apportées. Si les modifications sont significatives, nous publions un avis mis en évidence sur notre site web (y compris, pour certains services, par le biais d’une notification par courriel).
8. Responsable de la protection des renseignements personnels
Le Fondation a nommé sa directrice générale comme responsable de l’application des lois et règlements applicables en matière de protection des renseignements personnels. À ce titre, elle est également chargée de veiller au respect de la présente politique.
Pour formuler des commentaires ou une plainte au sujet du non-respect de cette politique, vous pouvez communiquer avec le responsable de l’application des lois et règlements applicables en matière de protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :
Direction générale de la Fondation Bouchard Inc.
100, 4e avenue Painchaud
La Pocatière (Québec) G0R 1Z0
418-856-3012 poste 318 ou 418 856-5752
fondationbouchard@leadercsa.com
