Crédit photo : Pilar Macias

Administration et règlements

FONDATION BOUCHARD

RÈGLEMENT No 1

Règlements généraux





DISPOSITIONS GÉNÉRALES





1o - Bureau principal. - Le bureau principal de la Corporation est établi à La Pocatière, comté Kamouraska ou à un autre endroit que le Conseil d’administration pourra déterminer au besoin.





LES MEMBRES





2o - Classes. - La Corporation comprend trois (3) catégories de membres, à savoir les membres actifs, les membres honoraires et les membres corporatifs.



3o - Membres actifs. - Toute personne physique peut devenir membre actif sur demande à cette fin et sur acceptation du Conseil d’administration, en se conformant à toutes les conditions d’admission décrétées par résolution du Conseil d’administration, le tout subordonnant aux dispositions du présent règlement relatives à la suspension et à la démission des membres. Un membre actif détient un droit de vote aux assemblées des membres de la Fondation.



3.1o - Membres honoraires (ou « gouverneur ») – Membre nommé à vie, sans droit de vote, sur recommandation du Conseil d’administration pour souligner une contribution très particulière à la Fondation.



4o - Membres corporatifs. - Toute personne morale (organisme, entreprise, etc.) peut devenir membre corporatif sur acceptation du Conseil d’administration, suite à une demande de sa part ou à une sollicitation, en se conformant à toutes les conditions d’admission décrétées par résolution du Conseil d’administration, le tout subordonnant aux dispositions du présent règlement relatives à la suspension et à la démission des membres. Un membre corporatif détient un droit de vote aux assemblées des membres de la Fondation.



5o - Membres en règle - Seuls les membres actifs et corporatifs qui ont versé leur contribution pour l’année en cours se terminant avec l’assemblée générale annuelle de l’automne et qui ont satisfait aux autres conditions fixées par le conseil d’administration constituent des membres en règle.



6o - Contributions. - Le Conseil d‘administration détermine annuellement les contributions devant être versées par les membres actifs et corporatifs pour être membres en règle.



7o - Suspension et expulsion. - Le Conseil d’administration pourra, par résolution, suspendre pour la période qu’il déterminera ou expulser définitivement tout membre qui enfreint toute disposition des règlements de la Corporation ou dont la conduite est jugée nuisible ou préjudiciable aux fins de la corporation. La décision du Conseil d’administration à cette fin sera finale et sans appel.



8o - Démission. - Tout membre en règle pourra démissionner en signifiant sa démission au secrétaire qui en informera le Conseil d’administration afin d’en prendre acte.



LES ASSEMBLÉES DES MEMBRES





9o - Assemblée générale annuelle. - L’assemblée générale annuelle des membres de la Corporation doit être tenue dans les six (6) mois suivant la fin de l’exercice financier à la date fixée par le Conseil d’administration. Elle sera tenue au bureau principal de la Corporation.



10o - Assemblées extraordinaires des membres. - Toutes assemblées extraordinaires des membres seront tenues au bureau principal de la Corporation. Il sera loisible au président ou au Conseil d’administration de convoquer une assemblée extraordinaire des membres. Le secrétaire devra aussi convoquer une assemblée extraordinaire des membres sur demande écrite à cette fin, signée par au moins dix (10) membres actifs en règle. La convocation par le secrétaire devra être transmise dans les huit (8) jours suivant la réception de la demande écrite en indiquant le but et les objets de l’assemblée extraordinaire.



À défaut par le secrétaire de convoquer telle assemblée dans le délai, celle-ci pourra être convoquée par les signataires de la demande écrite.



11o - Avis de convocation. - Toute assemblée de membres pourra être convoquée par téléphone, par courrier électronique ou par la poste, indiquant la date, l’heure, l’endroit et les buts de l’assemblée.



Le délai de convocation de toute assemblée de membres sera d’au moins quarante-huit (48) heures. La présence d’un membre actif en règle à une assemblée des membres couvrira le défaut d’avis de convocation de ce membre. La présence d’un membre corporatif, muni d’une autorisation pertinente, aura le même effet.



12o - Quorum. - La présence de dix (10) membres actifs en règle, incluant un représentant par membre corporatif, le cas échéant, constituera le quorum. Aucune affaire ne pourra être valablement transigée à une assemblée à moins d’avoir quorum.



13o - Vote. - Les membres actifs en règle auront droit de vote; chaque membre ayant droit à un seul vote. Les votes par procuration ne sont pas permis pour les membres actifs.



Les membres corporatifs auront droit de vote; chaque membre corporatif ayant droit à un seul vote. Pour exercer valablement le droit de vote d’un membre corporatif, son représentant devra déposer au début de toute assemblée auprès du président d’assemblée, une résolution dûment attestée par son secrétaire ou un administrateur mandaté à cet effet l’autorisant à exercer le droit de vote du membre corporatif pour les fins de cette assemblée.



À toutes assemblées, les voix se prennent par vote ouvert, ou par scrutin secret, si demande est faite par au moins cinq (5) membres. Les questions soumises sont décidées à la majorité des voix des membres actifs et corporatifs présents. Au cas d’égalité de voix, le président a un second vote ou vote prépondérant.



LE CONSEIL D’ADMINISTRATION





14o - Nombre. - Les affaires de la Corporation seront administrées par un Conseil d’administration composé de neuf (9) membres avec droit de vote. Sur invitation, pourra s’ajouter le directeur général du Collège de Sainte-Anne-de-la-Pocatière ou toute autre personne désignée par ce dernier pour représenter le CSA. Ce représentant n’aura cependant aucun droit de vote.



15o - Conditions d’éligibilité. - Tout membre actif ou un représentant d’un membre corporatif en règle sera éligible comme membre du Conseil d’administration. Cependant, pour atteindre l’objectif ultime d’une saine gouvernance (afin d’éviter tout conflit d’intérêts ou apparence d’un tel conflit d’intérêts), un membre actif ou un représentant d’un membre corporatif qui serait un salarié du Collège de Sainte-Anne-de-la-Pocatière ou qui aurait un lien de dépendance (au sens des lois fiscales) avec un tel salarié ne sera pas éligible à devenir membre du conseil d’administration de la Fondation.



16o - Durée des fonctions. - Tout membre du Conseil d’administration entrera en fonction à la clôture de l’assemblée au cours de laquelle il a été nommé ou élu. Il demeurera en fonction pour un terme de deux (2) ans ou jusqu’à ce que son successeur ait été nommé ou élu.



À chaque assemblée générale annuelle, afin d’assurer la continuité de la Corporation, seulement cinq (5) membres seront en élection les années impaires. Les quatre (4) autres seront en élection, les années paires. Tout membre sortant est rééligible.



17o - Élection. - Les membres du Conseil d’administration sont élus chaque année parmi les membres actifs et corporatifs en règle, au cours de leur assemblée générale annuelle. Tout membre sortant est rééligible.



Toute vacance survenant au Conseil d’administration peut être comblée par résolution du Conseil d’administration. Le nouvel administrateur ainsi nommé demeurera en fonction pour compléter le mandat de l’administrateur remplacé.



18o - Retrait d’un administrateur. - Cesse d’être membre du Conseil d’administration et d’occuper sa fonction, tout membre qui:

  1. Remet sa démission écrite au Conseil d’administration ou qui l’exprime séance tenante en assemblée ordinaire du Conseil d’administration. Telle démission prendra effet à compter de la date à laquelle le Conseil d’administration en prend acte.
  2. Cesse de posséder les conditions d’éligibilité ou
  3. N’assiste pas, sans motif valable, à trois (3) assemblées consécutives du Conseil d’administration.
  4. Est suspendu ou expulsé, conformément à l’article 7o du présent règlement.

19o - Rémunération. - Les membres du Conseil d’administration ne seront pas rémunérés pour leurs services.



19.1o – Compte de dépenses - Aucun compte de dépenses n’est allouée, cette notion allant à l’encontre de la nature de l’organisme. Toutes dépenses devant exceptionnellement être encourues pour le compte de la Fondation devront être préalablement autorisées par le comité exécutif et seront approuvées subséquemment par le Conseil d’administration.





ASSEMBLÉES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION





20o - Date des assemblées. - Le Conseil d’administration devra tenir au moins quatre (4) assemblées par exercice financier.



21o - Convocation. - Les réunions du Conseil d’administration sont convoquées par le secrétaire, à la demande du président, ou de trois (3) membres du Conseil d’administration.



22o - Avis de convocation. - L’avis de convocation de toute assemblée du Conseil d’administration peut être transmis par tous modes de communication – électronique, téléphonique, ou via la poste. Le délai de convocation sera d’au moins vingt-quatre (24) heures. En cas d’urgence, le délai de convocation ne pourra être moins de trois (3) heures. Si tous les membres du Conseil d’administration sont présents ou renoncent par écrit à l’avis de convocation, cette assemblée sera réputée être valablement convoquée.



23o -Tenue des assemblées. – Les membres du Conseil d’administration pourront assister aux assemblées en personne ou y participer par téléphone ou tout autre moyen électronique.



24o - Vote et quorum. - Le quorum des assemblées du Conseil d’administration est constitué d’une majorité de membres. Toutes les questions soumises seront décidées à la majorité des voix, chaque membre du Conseil d’administration, y compris le président, ayant droit à un seul vote.





LES DIRIGEANTS





25o - Désignation. - Les dirigeants de la Corporation seront le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier. La même personne peut cumuler les fonctions de secrétaire et de trésorier, auquel cas, celle-ci sera désignée secrétaire-trésorier. Aucun dirigeant ne sera rémunéré.



25.1o - Un dirigeant ne peut être membre du personnel de la Fondation.



26o - Président. Il préside toutes les assemblées du Conseil d’administration et des membres. Il voit à l’exécution des décisions du Conseil d’administration, signe tous documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs inhérents à sa charge de même que tous les pouvoirs qui pourront parfois lui être attribués par le Conseil d’administration.



27o - Vice-président. - En cas d’absence ou d’incapacité d’agir du président, le vice-président le remplace et en exerce tous les pouvoirs et toutes les fonctions.



28o - Secrétaire. - Il assiste à toutes les assemblées des membres et du Conseil d’administration, en rédige les procès-verbaux et en consigne les décisions. Il remplit toutes autres fonctions qui lui seront attribuées par les présents règlements ou par le Conseil d’administration. Il a la garde du livre des procès-verbaux et des registres corporatifs et tient la liste officielle des membres.



28.1o - Les membres du Conseil d’administration ont le loisir de désigner d’office tout employé permanent de la Fondation, sans droit de vote, afin d’assister le secrétaire. En tout temps au cours du mandat, selon les besoins et les circonstances, le Conseil d’administration pourra décider de désigner un membre pour occuper ces fonctions.



29o - Trésorier. - Il a la charge et la garde des fonds de la Corporation et de ses livres de comptabilité. Il tient un relevé précis des biens, des dettes, des recettes et des déboursés de la Corporation, dans un ou des livres appropriés à cette fin. Il dépose dans une institution financière déterminée par le Conseil d’administration, les capitaux de la Corporation.



30o - Direction générale. - Par ses fonctions, la personne occupant la direction générale de la Fondation compte au nombre des dirigeants. Ceci ne lui confère toutefois ni statut de membre, ni droit de vote.



30.1o - Embauche / Congédiement. - Toute personne occupant la direction générale devra en tout temps répondre rigoureusement aux critères de la Fondation. Son embauche et son congédiement devront en outre recevoir l’approbation de la majorité des membres du Conseil d’administration.



31o - Élection. - Le Conseil d’administration devra, à sa première assemblée suivant l’assemblée générale annuelle des membres, nommer les dirigeants de la corporation.



32o - Vacances. - En cas de vacances d’un poste, le Conseil d’administration peut en tout temps nommer un remplaçant pour le dirigeant concerné jusqu’à la prochaine assemblée générale ou jusqu'à ce qu’il soit pourvu à son remplacement.



DISPOSITIONS FINANCIÈRES





33o - Année fiscale. - L’exercice financier de la Corporation se terminera le trente juin de chaque année ou à toute autre date que le Conseil d’administration fixera.



34o - Livres et comptabilité. - Le Conseil d’administration fera tenir ses livres de comptabilité dans lequel ou lesquels seront inscrits toutes transactions financières de la Corporation, tous ses biens détenus et toutes ses dettes ou obligations.

Ce livre ou ces livres seront conservés au siège de la Corporation et seront ouverts en tout temps à l’examen du président ou du Conseil d’administration. L’expression livre de comptabilité comprend tous documents informatiques.



35o - Vérification. - Les livres et états financiers de la Corporation seront vérifiés chaque année, aussitôt que possible après l’expiration de chaque exercice financier, par le vérificateur nommé à cette fin lors de chaque assemblée générale annuelle des membres.



36o - Effets bancaires. - Tous les chèques et autres effets bancaires de la corporation devront être signés par au moins deux (2) des personnes désignées à cette fin par le Conseil d’administration.



36.1o - Signataires d’office. - Le trésorier figurera automatiquement sur la liste des signataires des chèques.



37o - Contrats. - Les contrats et autres documents requérant la signature de la Corporation seront au préalable approuvés par le Conseil d’administration et, sur telle approbation, seront signés par les dirigeants dûment autorisés.



38o - Correspondance. - La signature du président est requise. Toutefois, s’il est préférable et selon l’importance du sujet traité et les instructions du président, tout autre administrateur ou la direction générale pourra signer.





AUTRES DISPOSITIONS





39o - Amendement. - Le Conseil d’administration a le pouvoir d’abroger ou de modifier toute disposition du présent règlement, mais cette abrogation ou modification ne sera en vigueur, à moins que dans l’intervalle elle ne soit ratifiée par une assemblée extraordinaire de membres, que jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle des membres; et si cette abrogation ou modification n’est pas ratifiée à la majorité simple des voix lors de cette assemblée annuelle, elle cessera, mais de ce jour seulement, d’être en vigueur.



40o – Assurance responsabilité. - Le Conseil d’administration doit contracter une assurance responsabilité pour ses membres.







RÈGLEMENT No 2

Règlements accordant les pouvoirs d’emprunt aux administrateurs de la corporation





1o – Les administrateurs peuvent lorsqu’ils le jugent opportun;



  1. Faire des emprunts de deniers sur le crédit de la Corporation;
  2. Émettre des obligations ou autres valeurs de la Corporation et les donner en garantie ou les vendre pour les prix et sommes jugés convenables;
  3. Nonobstant les dispositions du Code civil, hypothéquer, nantir, ou mettre en gage les biens mobiliers ou immobiliers, présents ou futurs de la Corporation, pour assurer le paiement de telles obligations ou autres valeurs, ou donner une partie seulement de ces garanties pour les mêmes fins; et constituer l’hypothèque, le nantissement ou le gage ci-dessus mentionnés par acte de fidéicommis, conformément à la Loi des pouvoirs spéciaux des corporations (S.R.Q. chapitre 275), ou de toute autre manière;
  4. Hypothéquer ou nantir les immeubles, ou donner en gage ou autrement frapper d’une charge quelconque les biens meubles, présents et futurs de la Corporation, ou donner ces diverses espèces de garanties, pour assurer le paiement des emprunts faits autrement que par émission d’obligations, ainsi que le paiement ou l’exécution des autres dettes, contrats et engagements de la Corporation.

2o – Les administrateurs peuvent de temps à autre autoriser un ou des dirigeants, ou un employé de la Corporation, ou n’importe laquelle autre personne reliée ou non à la Corporation, à entreprendre les démarches nécessaires relativement à des emprunts pour le compte de la Fondation et à en négocier les termes et les conditions, le tout conformément aux directives du Conseil d’administration et dans le meilleur intérêt de la Fondation.



Les règlements ci-dessus énumérés ont été mis à jour et votés par les administrateurs de la Corporation. Les règlements ont été entérinés à l’assemblée générale tenue le 1er décembre 2020 et ont remplacé ainsi la première version des règlements votés le 12 octobre 1970 ainsi que les mises à jour subséquentes.



Ces règlements ont été nouvellement modifiés et adoptés lors de la séance du Conseil d’administration de la Fondation Bouchard le 25 novembre 2020.

Ratifiés par les membres de la corporation ce premier (1er) jour de décembre deux mille vingt (2020).